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La compagnie Adobe Systems se révèle être celle à qui nous devons le langage de description de pages Portable Document Format, dont la version abrégée de l’appelation est PDF, qui est fait de manière à ce que quels que soient l’OS, le logiciel et l’ordinateur utilisés pour en faire l’impression et la visualisation, celui-ci aura la possibilité de préserver la mise en forme d’un document numérique – polices d’écritures, objets graphiques, images et autres – comme qu’elle a été érigée par l’auteur.

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C’est en tant qu’évolution du type de fichier PostScript que le Portable Document Format (qui peut se traduire de l’anglais en « format de document multiplateforme »), généralement abrégé en PDF, que la compagnie Adobe Systems a créé ce format de fichier électronique. En plus de pouvoir aussi être interactif, l’avantage du format PDF est que quelles que soient la plate-forme et l’application utilisées pour en effectuer la lecture, il préserve les images, les polices, les graphiques et aussi la mise en forme des documents source. Il est envisageable, LibreOffice ou Scribus) d’effectuer l’incorporation de de notes, des champs de textes, des corrections, des menus déroulants, des des calculs, des choix et autres. On parle de cette façon de formulaire PDF. La génération de factures électroniques via Internet, les diverses manipulations par des programmes spécialisés du milieu industriel de l’art, ou également l’exportation dans les suites bureautiques grand public, se comptent parmi les diverses applications du PDF. Le type de verrouillage (interdiction d’impression, de modification…), la qualité d’impression du fichier, mais aussi le niveau de la compression des textes ou des images sont des exemples de façons dont on peut faire la personnalisation d’un fichier PDF.

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C’est de manière assez lente que L’utilisation en masse du PDF s’est effectuée aux débuts du format. En effet, pour lire et créer des PDF, on avait besoin de la suite logicielle Adobe Acrobat, qui n’était pas librement un freeware; les possibilités d’utilisation sur la toile étaient assez limitées, car les versions initiales de PDF n’incluaient pas le support des hyperliens externes; le poids non négligeable du document PDF quand il est comparé à fichier texte représentait un temps de téléchargement bien plus long avec les connexions d’antan, et la durée d’affichage de l’ensemble des documents était long en ce qui concerne les machines les moins puissantes. En outre, des formats concurrents, tels que Common Ground Digital Paper, Envoy (WordPerfect) ou même le format PostScript (.ps) d’Adobe se trouvaient sur le marché. Aussi, dans les premières années, les fichiers PDF étaient spécifiquement utilisés dans les processus relatifs à la PAO.